Vous trouverez ci-dessous une présentation rapide des principales fonctionnalités disponibles dans ING Multi Mandate.
Souscription et activation
vous devez vous rendre dans Business'Bank
Vous devrez alors:
- choisir une adresse email
- confirmer votre compte de débit pour les frais
- accepter les Condition Générales ING Multi Mandate
Vous recevrez ensuite un email confirmant l'activation d'ING Multi Mandate (=IMM).
Pour accéder à la plate-forme, cliquez sur le lien fourni dans l'email. Vous serez automatiquement redirigé vers la page d'accueil IMM.
Pour vous connecter, vous devez saisir votre ING ID ainsi que l'adresse email que vous aviez fournie lors de l'abonnement puis choisir votre mode d'authentification:
- soit votre carte d'identité nationale (eID). Vous devrez pour cela installer au préalable le software eID disponible ici: https://eid.belgium.be/fr
- soit itsme. Vous devrez d'abord télécharger et activer l'application itsme sur votre téléphone (plus d'information ici: https://www.itsme.be/fr/get-started
Dossiers
Dans ING Multi Mandate, un dossier est l’équivalent virtuel d’un dossier papier, la farde dans laquelle vous conservez tous les fichiers et informations (coordonnées, coordonnées des contreparties, numéros de comptes, documents, etc.) pour un client.
La rubrique « Dossiers » se trouve en 1ère position du menu à gauche de l'écran d'accueil
En créant un nouveau dossier, vous encodez les données du client pour les retrouver plus facilement et pré-remplir certaines données dans vos rapports.
Il est important de mentionner le type de dossier et de donner un nom au dossier. Vous aurez la possibilité de modifier ces données par la suite si besoin.
Il existe 6 types de dossiers: succession, administration de biens, faillite, médiation de dettes, compte de tiers et autre.
Vous pouvez lier un ou plusieurs comptes à un dossier.
- Veuillez noter que la date significative dans un dossier vous permet de voir les rappels « anniversaires » de vos dossiers, pour ne pas manquer les rapports annuels devant la cour.
Comptes
La rubrique Compte affiche l'ensemble des comptes dont le titulaire de l'abonnement IMM est soit le titulaire soit le mandataire.
Dans le menu Configuration, le titulaire de l'abonnement IMM aura la possibilité de choisir les comptes qui seront affichés dans cette section (via les fonctions Gestion des Utilisateurs ou Visibilité des comptes).
En cliquant le nom d'un compte vous accéderez à l'ensemble des transactions de ce compte.
La rubrique « Comptes » se trouve en 2ème position du menu à gauche de l'écran.
- Il est possible aussi d'accéder au(x) comptes liés à un dossier, directement depuis la section Dossier du menu.
Vous pouvez à tout moment rajouter une note, une catégorie (manuellement ou via l'utilisation de règles - cf plus bas) voire une pièce justificative (pdf ou image). Ces éléments pourront ensuite être repris automatiquement dans vos rapports.
Si la transaction a été exécutée, vous pourrez ensuite
- dupliquer le paiement (ou le transférer s'il s'agit d'un crédit)
- exporter la transaction en pdf
- enregistrer le bénéficiaire de la transaction
Paiements
La rubrique Paiements est compos��e de 2 onglets:
- un onglet 'Panier de paiements': il contient l'ensemble des transactions préparées par les utilisateurs et qui n'ont pas encore été transmises à Business'Bank pour signature
- un onglet 'Paiements envoyés' qui permet de visualiser l'ensemble des transactions transmises à Business'Bank ainsi que leur statut
Si vous souhaitez vérifier les paiements exécutés sur un compte, le plus simple est de sélectionner le menu Comptes puis de sélectionner le compte que vous souhaitez consulter. En cliquant sur le compte vous accéderez à l'ensemble des transactions associées.
Si vous souhaitez transmettre des transactions à Business'Bank pour signature (et exécution) ou si vous souhaitez vérifier le statut d'une enveloppe, rendez-vous dans le menu Paiement (3ème entrée du menu de gauche de votre écran)
Le moyen le plus simple de créer un nouveau paiement est de sélectionner "Comptes" ou "Paiements" dans le menu principal :
Sur la droite de l'écran, le bouton bleu Nouveau paiement vous permettra d'initier une nouvelle transaction.
Vous pouvez aussi dupliquer une transaction existante en cliquant dessus puis en choisissant l'icône "dupliquer paiement".
- Pour rappel, les paiements sont signés dans Business’Bank Online: une fois envoyés pour signature, vous les retrouverez sous l’option « enveloppes de paiements à signer » qui se trouve dans le menu Gérer la banque au quotidien > Mes comptes à vue > Onglet : PAYER (sélectionner dans la colonne : fichiers de paiements « enveloppes à signer »).
Après l'envoi des paiements vers Business'Bank, nous vous conseillons de patienter environ 15 minutes avant de vous rendre dans Business'Bank pour signer les enveloppes.
Les paiements transmis à Business'Bank sont représentés dans cette rubrique sous forme d'enveloppe. Ces enveloppes correspondent à ce que le Titulaire de l’abonnement peut voir dans Business’Bank :
- le compte donneur d’ordre
- le montant total de l'enveloppe
- le nombre de transactions comprises dans cette enveloppe.
En attente : le paiement a été envoyé vers Business'Bank mais n’a soit pas encore été signé par le Titulaire de l’abonnement, soit l’information n’a pas encore été mise à jour.
Exécuté: le paiement a été signé et exécuté.
NB: si vous cliquez sur une enveloppe vous pourrez:
- voir les transactions individuelles incluses dans l'enveloppe
- vérifier le détail de chaque transaction: bénéficiaire, date mémo, ...
- dupliquer ou exporter la transaction, ou en enregistrer le bénéficiaire
Rapports
La rubrique rapport permet de créer de nouveaux rapports ou de télécharger des rapports créés par l'ensemble des utilisateurs.
Il y a deux manières d'accéder aux rapports:
Via la section Rapports du menu de gauche de votre page. Ceci vous donne accès à l'ensemble des rapports créés par les utilisateurs, quel que soit le dossier ou les comptes.
Via la section Dossiers du menu de gauche. L'onglet "Rapports" du dossier affichera l'ensemble des rapports générés pour ce dossier.
ING Multi Mandate vous propose plusieurs types de rapports
- Livre journal
- Livre journal - version courte
- Rapport annuel – comptes sous tutelle
- Rapport annuel – médiation de dettes
- Aperçu du budget par catégorie
- Evolution du budget par catégorie
Pour personnaliser un rapport, vous pouvez (selon le type de rapports):
- Afficher le solde du compte
- Insérer des notes
- Inclure des catégories
- Inclure des documents en annexe
- Générer un fichier individuel par compte (si plusieurs comptes sont sélectionnés)
- Inclure les graphiques
Configuration
La rubrique Configuration vous permet d'accéder aux fonctionnalités suivantes:
- gestion des utilisateurs (réservé au Titulaire de l'abonnement)
- visibilité des comptes (réservé au Titulaire de l'abonnement)
- gestion des catégories (soumis à droit d'accès)
- gestion des règles (soumis à droit d'accès)
Cliquez sur l'icône de votre Profil, en haut à droit de la page d'accueil. Choisissez ensuite "Configuration".
Gestion des utilisateurs
... et gérer leurs permissions au sein d'IMM ?
En tant que Titulaire de l’abonnement vous pouvez ajouter des Utilisateurs à votre abonnement.
Cependant, gardez à l’esprit que vous êtes responsable de chaque Utilisateur que vous créez, y compris leur usage de l’outil.
Assurez-vous que vos Utilisateurs disposent du mandat requis pour les comptes qu’ils peuvent gérer… comme stipulé dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Rendez-vous dans la section Configuration (cf ci-dessus) puis cliquez sur "Gestion des Utilisateurs". Cliquez sur le bouton bleu "Nouvel utilisateur"
Veillez à recopier exactement les données reprises sur la carte d'identité nationale (eID), accents compris.
Vous pourrez ensuite définir les permissions que vous souhaitez accorder à cet utilisateur:
- préparation des paiements,
- envoi de paiements vers Business Bank,
- gestion des bénéficiaires,
- gestion des catégories et/ou des règles,
- gestion des dossiers.
Catégories et règles
Les catégories vous permettent d'ajouter une étiquette aux transactions afin de les retrouver plus facilement ou de créer des rapports. Pour plus de lisibilité des rapports, nous vous conseillons de limiter le nombre de catégories et sous-catégories.
Les règles quant à elles vous permettent de catégoriser automatiquement les transactions, quel que soit le compte ou le dossier auquel elles appartiennent. Vous pouvez ainsi créer des règles sur la contrepartie (bénéficiaire), sur la communication ou sur les deux.