Gérer au quotidien

22 novembre 2017

Pourquoi vos clients paient-ils en retard et comment résoudre ce problème ?

"Pourquoi ce client ne paie-t-il pas maintenant ?" Cette question a déjà joué des tours à bien des indépendants. Les raisons peuvent être multiples, mais il y a heureusement toujours une solution. Passons en revue ce qu’il faut savoir.

Votre client manque de rigueur dans son administration

Ce n’est jamais agréable quand un client paie en retard, même si c’est involontaire : un manque de suivi administratif ou un simple oubli constitue souvent la raison. Assurez donc un suivi strict de vos factures et de leur date d’échéance, par exemple à l’aide d’un logiciel de facturation. Vous pourrez ainsi superviser tout le processus de facturation et envoyer en temps opportun des rappels de paiement.

Astuce : analysez quels clients sont le plus souvent en retard de paiement. Cela vous permettra d’anticiper et éventuellement de raccourcir votre délai de paiement pour eux. Vous pouvez également prévoir un rappel de paiement supplémentaire, par exemple par téléphone.

En réalité, votre client souhaite bénéficier de plus de temps

Il y a fort à parier que votre client veuille en réalité simplement bénéficier d’un peu plus de temps pour payer. S’il constate que vous n’émettez aucune réclamation, il risque de penser que cela ne vous pose pas de problème.

Même si ce n’est pas un sujet facile à aborder, parlez-en avec votre client, surtout si le problème se présente régulièrement. Demandez à votre interlocuteur s’il est en mesure de respecter le délai de paiement. Si pas, essayez de trouver un compromis, afin que chacun s’y retrouve.

Votre client rencontre des problèmes financiers

C’est encore plus ennuyeux lorsque votre client se trouve dans l’incapacité de vous payer en raison de problèmes financiers. Dans ce cas, il vous incombe de déterminer jusqu’où vous voulez aller pour recevoir ce paiement rapidement. S’agit-il d’un petit montant et d’un client fidèle ? Vous pouvez alors fermer les yeux sur son retard et faire montre d’un peu plus de patience. Attention, veillez à ce que le client n’abuse pas de votre indulgence.

Vous estimez que le montant est trop élevé pour attendre ou voulez tout simplement percevoir votre facture le plus rapidement possible ? Envoyez un rappel de paiement par courrier recommandé. Si cela ne suffit pas, vous pouvez faire appel à un bureau de recouvrement. Sachez cependant que ces services ont un prix et qu’y recourir peut nuire à la relation avec votre client.

Astuce : vérifiez la situation financière de votre client avant de signer un contrat avec lui. Lors d’un entretien personnalisé, évaluez les possibilités de votre client de payer dans les temps. N’hésitez pas à consulter les chiffres de votre client auprès de la centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique. Les agences d’informations commerciales comme Graydon et Dun & Bradstreet peuvent vous aider dans ces démarches.

Votre client conteste la facture

Dans la pratique, des factures sont contestées chaque jour, souvent au moment où vous envoyez une mise en demeure en tant que créancier.

Demandez sans détour pourquoi votre client n’est pas d’accord avec la facture. S’il avance une bonne raison, vous pouvez annuler une partie ou l’ensemble du montant. Établissez pour ce faire une note de crédit. Dans tous les cas, il vaut mieux rechercher un accord verbalement. Personne n’a intérêt à intenter une procédure judiciaire onéreuse qui prendra du temps et coûtera beaucoup d’argent.

Astuce : Ne tardez pas à frapper à la porte d’un cabinet d’avocat ou d'un conseiller juridique pour faire rédiger des conditions générales. Vous y fixerez des accords concernant la responsabilité, les délais de paiement et les frais éventuels imputés en cas de retards de paiement. Joignez ces conditions générales à chaque offre ou bon de commande que vous envoyez à un client potentiel. N’exécutez la mission qu’une fois que le client a donné son accord en signant votre offre et vos conditions générales.