Gérer au quotidien

23 Février 2018

Comment optimiser votre facturation en tant que spécialiste ? Voici ce que vous devez savoir :

Vous êtes toujours occupé, sur la route, en train de résoudre des problèmes chez vos clients... voire même résoudre vos propres problèmes parce que quelqu’un n’a visiblement pas payé, ou que votre comptabilité est inexacte. Oups ! Ne prenez pas de risques pour votre entreprise et optimisez votre facturation une bonne fois pour toutes. Procédez comme suit :

1 Tenez-vous-en aux règles de base
Que faire si votre client conteste une certaine facture ?

Il ne faut parfois pas chercher très loin. Toutes les données obligatoires sont-elles reprises sur vos factures ? Votre nom d’entreprise et votre numéro de TVA sont des informations qui vont de soi, mais n’oubliez pas, par exemple, (d’adapter) la date et le numéro de facture. Des conditions de paiement et/ou une échéance ne sont pas obligatoires, mais se révèlent tout de même pratiques. Elles permettent à votre client de savoir pour quand et sous quelles conditions il doit effectuer son paiement.

En tant que spécialiste du secteur de la construction, vous êtes assujetti à la TVA. Trois mois sont vite passés, n’oubliez donc pas de réintroduire à chaque fois votre déclaration trimestrielle auprès de l’administration de la TVA. Un comptable peut vous aider en la matière (et ce ne serait pas un luxe superflu).

Attention : lorsqu’une facture a été envoyée, ne l’adaptez pas ou ne la supprimez pas comme ça. Votre client conteste une certaine facture ? Vous êtes alors tenu d’établir une note de crédit. Dans le cas contraire, votre comptabilité et celle de vos clients risqueraient de ne plus correspondre.

2 Armez-vous contre les mauvais payeurs
Mieux vaut prévenir que guérir : choisissez soigneusement les personnes pour qui vous allez travailler

Les bons accords font les bons amis. Dès le départ, exposez clairement vos attentes en termes de paiement. Utilisez éventuellement des conditions générales reprenant les délais de paiement et signez-les tous les deux avant de vous engager avec un nouveau client.

Vous avez peu de patience à l’égard des mauvais payeurs ? Facturez des intérêts ou des frais supplémentaires fixes en cas de retard de paiement. Ceux-ci peuvent également être précisés dans les conditions générales. Mais bien sûr, mieux vaut prévenir que guérir... Choisissez donc soigneusement les personnes pour qui vous allez travailler. Préférez un seul client fiable qui gagne bien sa vie à plusieurs ‘petits travaux’ qui finiront par vous coûter cher.

3 Évitez le chaos et le désordre

L’ordre, la clarté et la transparence sont indispensables pour optimiser votre facturation. Idéalement, vous devriez retrouver facilement les documents et factures nécessaires lorsque vous les cherchez. Il est donc essentiel d’éviter toute forme de désordre.

Comment pouvez-vous procéder ? Vérifiez si vos clients paient (ou paieront) à temps. Un retard de paiement n’est pas catastrophique : généralement, un rappel suffit. Toutefois, vous pouvez trouver rapidement plus d’informations sur la santé financière de vos clients (futurs) grâce à une recherche sur Internet. En fonction de ces informations, vous pourrez décider de vous engager ou non avec ces clients.

Encore un conseil pratique : évitez les adaptations manuelles. Des erreurs ne manqueront pas d’en découler. Par exemple, en copiant et collant à chaque fois vos factures, vous risquez de ne pas adapter la numérotation. Évitez de tels oublis et confusions grâce à un outil de facturation comme ING Invoice Solutions, qui automatise l’ensemble du processus. Le résultat : une comptabilité en ordre et claire !