Gérer au quotidien

1 décembre 2017

Que devez-vous concrètement savoir sur les rappels de paiement ? Passons en revue les différents points à retenir :

Tout travail mérite salaire. Malheureusement, pour ce qui est du paiement, cela ne se passe pas toujours aussi rapidement que prévu. Vos clients considèrent qu'il est naturel que vous fassiez votre travail, mais payer les factures à temps semble déjà moins être une évidence pour eux. Quelle est la meilleure méthode pour éviter les paiements tardifs ? C'est simple : l'envoi d'un rappel de paiement. Nous vous expliquerons ici pourquoi et comment le faire.

Pourquoi est-ce important pour votre entreprise ?

Un défaut de paiement peut vous causer des problèmes. Il ne faut donc pas simplement tirer un trait sur les factures oubliées et ne jamais les signaler. Même s'il s'agit souvent d'une simple négligence. Cela arrive à tout le monde d'oublier, mais vous, vous attendez évidemment que vos revenus vous soient versés.

Le mieux que vous puissiez faire dans ce genre de cas est de rappeler gentiment à votre client que le délai de paiement d'une ou de plusieurs factures est dépassé. Et de demander si celles-ci peuvent être honorées dans les plus brefs délais.

N'oubliez pas que vous devez assurer un cashflow le plus stable possible pour votre entreprise. C'est aussi pour cela que vous devez veiller à ce que vos clients payent à temps. Autrement, il vous sera impossible de savoir quand vous pourrez vous attendre à recevoir vos revenus et vous vous retrouverez face à des incertitudes.

Les bons accords font les bons amis

Votre client sait ce qu'il peut attendre de vous : alors pourquoi pas l'inverse ? Parlez au préalable avec ouverture et honnêteté de la façon dont vous voyez les choses d'un point de vue financier. Vous devez absolument convenir d'un délai de paiement. Celui-ci est en général fixé à 30 jours. S'il est dépassé, envoyez un rappel de paiement.

Vous pouvez aussi convenir de certaines règles en ce qui concerne les paiements tardifs. Vous pouvez par exemple ajouter des frais administratifs si votre client paie avec plus de 15 jours de retard. Précisez toujours ce genre de choses dans vos conditions générales.

Envoyez celles-ci à chaque fois avec vos offres ou bons de commande. La collaboration ne commence alors que lorsque le client accepte les conditions et y appose sa signature. Ainsi, tout est repris sur papier et vous êtes complètement couvert. Il s'agit peut-être d'un geste audacieux pour une petite entreprise, mais il se révèle très utile pour tisser de bonnes relations avec les clients.

Rendez les choses plus faciles pour vous et votre client

Nous l'avons déjà dit : cela arrive à tout le monde d'oublier. Votre client oublie de payer, ou vous perdez complètement de vue votre délai de paiement. Grâce à un outil comme ING Invoice Solutions, vous éviterez ce genre d'oubli. Vous pouvez y automatiser complètement l'envoi et la gestion de vos devis.

Votre client est en retard de paiement ? Grâce à ING Invoice Solutions, vous envoyez rapidement un rappel personnalisé. Vous donnez ainsi l'impression à votre client que vous le connaissez bien et que vous savez comment il convient de communiquer avec lui.

ING Invoice Solutions vous donne une vue d'ensemble pratique du nombre de jours dont dispose encore chaque client avant l'échéance du délai de paiement. Vous savez ainsi directement qui paie toujours tardivement. L'outil vous permet également de comparer vos revenus et dépenses et de voir quel rôle éventuel y jouent les mauvais payeurs.