Philippe Dehaspe

Directeur financier des Cliniques universitaires Saint-Luc

 

Une mécanique financière de précision

La gestion financière d’une institution hospitalière nécessite à la fois un esprit rigoureux et une connaissance approfondie du système belge de soins de santé. Un défi que Philippe Dehaspe relève chaque jour avec bonheur.

Même s’il existe aujourd’hui dans notre pays des groupements hospitaliers qui totalisent plus de lits, les Cliniques Universitaires Saint-Luc font figure de mastodonte à plus d’un titre : chaque année, ses 1.000 lits accueillent plus de 35.000 séjours par an, et les médecins qui y travaillent totalisent ensemble près de 500.000 consultations. « Cela représente un chiffre d’affaires de plus d’un demi-milliard d’euros, dont 300 millions sont consacrés au paiement des salaires », précise Philipe Dehaspe, directeur financier de l’hôpital. « Tout cela est concentré sur un terrain de 5 hectares. L’hôpital en lui-même représente 170.000 mètres carrés depuis le début du mois de février, puisque nous venons d’inaugurer un nouvel espace dédié aux urgences. Nous travaillons sur 14 étages : en plus des 10 étages au-dessus du sol, nous disposons en effet de 4 étages souterrains dans lesquels sont situées nos salles d’opération, l’entièreté du département d’imagerie médicale ainsi que la plupart des départements médico-techniques ».

Des flux de revenus complexes

Si la gestion financière de cette petite ville représente déjà en soi une gageure, il faut y ajouter les nombreuses spécificités liées au métier hospitalier. « À commencer par les flux de revenus : en fait, seul un petit dixième de ceux-ci proviennent directement des patients », détaille Philippe Dehaspe. « Près de 80 % des flux financiers entrants viennent en fait des différentes mutuelles. Ces dernières sont en réalité l’agent payeur de l’INAMI pour tout ce qui concerne l’assurance maladie invalidité obligatoire : prestations de soins, médicaments, etc. Mais elles agissent aussi en tant que liquidatrices des montants qui nous sont dus par le SPF Santé Publique dans le cadre du Budget des Moyens Financiers. Ce dernier fixe en effet chaque année le montant auquel un hôpital a droit pour exercer l’activité d’hospitalisation. Le reste provient des compagnies d’assurances, principalement dans le cadre de l’assurance hospitalisation, et des mutuelles étrangères, qui prennent en charge les non-résidents soignés ici. »

Facturation sous surveillance

La deuxième particularité d’un hôpital réside dans son cycle de facturation. « Nous ne pouvons pas facturer n’importe quand », poursuit Philippe Dehaspe. « La réglementation nous impose en effet de ne procéder à la facturation qu’une fois par mois. De plus, pour pouvoir facturer valablement, il faut avoir rassemblé toutes les prestations sur une même facture. Prenez par exemple un séjour à l’hôpital pour une opération : la facture devra réunir les honoraires des différents médecins qui sont intervenus, les médicaments administrés, les éventuels implants posés lors de l’opération, plus naturellement la chambre elle-même et les suppléments comme le téléphone et la télévision. Tous ces éléments proviennent de sources différentes et doivent converger vers le système de facturation. »

Contraintes supplémentaires

Une telle affirmation rappelle le quotidien de nombreuses entreprises, mais la réalité de Saint-Luc reste particulière. « Des contraintes supplémentaires entrent en effet en jeu : par exemple, parce que nous sommes un hôpital académique, nos médecins sont salariés et non indépendants. Lorsque vous êtes indépendant, vous avez intérêt à facturer le plus rapidement possible. Lorsque vous êtes salarié, un retard dans la préparation des fiches de prestation n’influe pas sur vos revenus. Nous devons donc nous montrer très attentifs et diplomates », rappelle Philippe Dehaspe. « Un autre exemple de ces contraintes concerne les conséquences d’une facture incorrecte. Pas question d’envoyer une simple note de crédit : même si l’erreur ne concerne que le numéro de nomenclature d’une prestation INAMI reprise sur la facture, l’intégralité de la facture peut être rejetée par la mutuelle, et il faut attendre le cycle de facturation suivant pour réintroduire une nouvelle facture. Par ailleurs, si le “batch” de facturation contient trop de factures erronées, la mutuelle rejettera tout en bloc, y compris les factures correctes. À chaque changement dans la nomenclature, nous courons donc un risque supplémentaire. Et lorsque nous sommes passés à un nouveau système de facturation en 2008, il a fallu résoudre pas mal de maladies de jeunesse : nous avons mis près de deux ans à stabiliser la situation. »

L’indispensable gestion de trésorerie

À la complexité du cycle de facturation vient s’ajouter le délai d’attente pour la liquidation des subsides de fonctionnement versés par le SPF Santé Publique. « Nos subsides ne sont pas payés en une fois, mais mensuellement, avec un délai de paiement de 4 mois à partir du moment où la tranche de subside est due. », précise Philipe Dehaspe. « Comme les subsides représentent un quart de nos revenus, la pression sur la trésorerie peut s’avérer importante. » Le rôle de la responsable de la trésorerie de l’hôpital, Delphine Misko, est donc crucial : « Chaque jour, je dois faire le point sur notre position de trésorerie afin de pouvoir placer les excédents à un taux rémunérateur ou combler les déficits à des conditions avantageuses. Historiquement, Saint-Luc est plutôt emprunteur que prêteur, et je passe donc beaucoup de temps à gérer les avances à terme fixe. »

Outil en ligne

« À cet égard, l’outil de gestion en ligne qu’ING propose via Telelink Online est vraiment très pratique », poursuit Delphine Misko. « Il me suffit de me connecter, de signaler un montant et une durée, et ING me propose directement un taux. Si celui-ci me convient, je peux signer ma demande en ligne, et l’argent arrive directement sur le compte de l’hôpital ! Entre parenthèses, je fais partie des premiers utilisateurs de ce système, car j’ai participé à la phase de test. J’adore les nouvelles technologies, et j’ai un excellent contact avec le Business Branch d’ING. Quand ils m’ont proposé de participer à la phase de test de ce nouveau produit, j’ai tout de suite accepté. »

Un Business Branch bien utile

Delphine Misko est d’ailleurs toujours en contact quotidien avec Geoffray Moreau de la Business Branch Institutionals d’ING. « Du fait de notre activité, il n’est pas rare que nous devions effectuer des paiements internationaux vers des pays hors Union européenne. Soit parce que nous devons rembourser la partie non utilisée d’acomptes versés par des patients étrangers, soit parce que ces derniers se sont trompés en notre faveur dans un paiement. Obtenir les coordonnées bancaires nécessaires pour remplir correctement le virement n’est pas toujours facile, et ING m’apporte vraiment un soutien précieux en la matière. »

Financement par appel d’offres

Philippe Dehaspe, qui gère le financement à long terme de l’institution, souligne le cadre législatif contraignant qui encadre son activité. « Pour commencer, il faut savoir que les hôpitaux doivent désormais systématiquement fonctionner par appels d’offres », précise-t-il. Une situation qui a d’ailleurs avantagé ING ces dernières années grâce à des offres très compétitives. Mais Philippe Dehaspe apprécie aussi la réactivité et la créativité d’ING, et sa grande connaissance du secteur et de ses particularités. Anne-Christelle Barbette, Relationship Manager d’ING, peut en effet compter sur le soutien Olivier Helbot, National Manager expérimenté et spécialisé dans le financement hospitalier : « Lorsque je prépare une offre de financement, je peux compter sur ses connaissances du secteur. Cela a par exemple permis à ING de proposer à Saint-Luc une offre adaptée à ses besoins pour la construction du nouveau département des urgences. »

Un rythme imposé

« Il faut savoir, en effet, que nous dépendons de subsides pour le remboursement des crédits que nous contractons dans le cadre des travaux sur nos bâtiments » explique Philippe Dehaspe. « Or, les flux de liquidation de ces subsides sont basés sur la durée traditionnelle d’un amortissement, c’est-à-dire 33 ans. C’est malheureusement difficilement conciliable avec l’horizon habituellement envisagé par les banques. Mais ING a su nous proposer une solution créative, qui nous a permis d’assurer l’adéquation entre les subsides reçus et nos paiements, sans nous engager pour 33 ans. »

Flexibilité et créativité

« De plus, ING s’est aussi montrée très flexible quand des retards dans les travaux ont failli compromettre le financement », ajoute Philippe Dehaspe. « La fin des travaux était en effet prévue pour décembre, ce qui nous permettait de bénéficier des subsides dès 2014 : leur liquidation ne commence en effet que l’année qui suit la réception des travaux. Ce retard sur le chantier a donc failli avoir de sérieuses conséquences, puisqu’il nous empêchait d’honorer nos engagements. Heureusement, ING a su trouver rapidement une solution pour nous permettre de décaler d’une année notre premier versement. »

Les hôpitaux à la croisée des chemins

Pour Philippe Dehaspe, créativité et réactivité s’avéreront certainement nécessaires à l’avenir. « Le financement des hôpitaux va en effet devenir une compétence régionale », explique-t-il. « Si nous savons déjà que les engagements préexistants seront honorés, nous ignorons par contre quelle forme prendra le soutien régional à nos projets d’infrastructure. L’enjeu est d’autant plus crucial que de nombreux hôpitaux engageront d’importantes dépenses au cours des prochaines décennies, par exemple pour réunir sur un seul site leurs implantations et bénéficier ainsi d’économies d’échelle sur leurs coûts fixes. Le montant à financer s’avérera sans doute très important, et j’imagine mal qu’il puisse être réglé dans le cadre actuel. Les autorités comme les banques devront donc faire preuve de créativité pour répondre à ce besoin. »

Des biens de consommation aux soins de santé

Directeur financier de Saint-Luc depuis juin 2008, Philippe Dehaspe vient d’horizons radicalement différents : il a en effet exercé ses compétences au sein d’une grande multinationale active dans le secteur des produits de grande consommation. « J’y ai travaillé plus de 20 ans. J’avais quitté la Belgique depuis un moment car j’étais parvenu à un niveau de responsabilité qui exigeait de poursuivre cette carrière à l’étranger », se souvient-il. « Mais ma famille s’est lassée de cette vie nomade, et a émis le désir de rentrer en Belgique. Quitte à relancer ma carrière, j’ai décidé de me lancer un défi : m’orienter vers une fonction financière dans le non marchand. De ce point de vue, Saint-Luc ne m’a pas déçu : la gestion financière d’un hôpital est nettement plus complexe que celle de la plupart des entreprises que j’ai connues. J’apprécie donc tout particulièrement d’avoir été choisi pour assumer cette responsabilité. »