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12 octobre 2018

Documents numériques vs documents papier

Chaque jour, le papier envahit nos vies. Que ce soit sous forme de courrier ou d’e-mails, les documents s’amoncellent et polluent notre espace. Il existe cependant un moyen de réduire la consommation et le gaspillage de papier : la digitalisation !

Documents numérisés : une même valeur juridique
"Les documents électroniques possèdent désormais la même valeur juridique que leurs équivalents papier."

Déclarations fiscales, fiches de salaire, factures, certificats de garantie, contrats de bail… Au fil des ans, les dossiers s’accumulent. Comment réduire cette profusion de papier ?

Vous pouvez diminuer l’utilisation des documents papier au profit des documents numérisés. Avant, tout devait être conservé au format papier. Aujourd’hui, en revanche, chaque document peut être numérisé. Les documents électroniques possèdent désormais la même valeur juridique que leurs équivalents papier. Ainsi en a décidé le législateur.

La numérisation: comment ça marche ?

Peu importe désormais la manière dont vous conservez vos documents. Vous avez le droit de les stocker électroniquement sur votre ordinateur, un disque dur externe ou dans le cloud. Commencez dès à présent à désencombrer votre espace en numérisant vos documents. Vous ferez en plus un geste en faveur de l’environnement !

En matière de conservation de documents, la règle est de toujours garder l’original. Conservez donc le document électronique tel que vous l’avez reçu ou téléchargé. Il sera considéré comme étant le document original. Si le document est joint à un e-mail, gardez également le message comme preuve. Un document numérisé est plus facile à envoyer en pièce jointe. Et vous avez toujours la possibilité d’imprimer le document électronique. Toutefois, la version imprimée n’est plus considérée comme un original, mais comme une copie.

Le nombre de documents électroniques téléchargeables ne cesse d’augmenter. De nombreuses entreprises envoient déjà les fiches de salaire au format digital. Votre facture d’électricité, de gaz et d’eau est disponible par e-mail ou téléchargeable en ligne sur le site du fournisseur. Votre déclaration fiscale peut être remplie et envoyée en ligne grâce à l’application Tax-on-web. Par ailleurs, certains commerçants ont d’ores et déjà opté pour le ticket de caisse électronique. Un certain nombre de détaillants proposent même de conserver les certificats de garantie sur la carte d’identité électronique (eID).

Afin de vous familiariser avec les documents numériques, pourquoi n’opteriez-vous pas pour les extraits de compte au format électronique ?

Les extraits de compte au format électronique: avantages

Les extraits de compte au format électronique offrent de nombreux avantages:

  • Le gain de place

La loi vous oblige à garder vos extraits pendant cinq ans. L’administration fiscale s’arroge même le droit de remonter sept ans en arrière. Quant aux extraits relatifs au remboursement de créances, leur délai de conservation est de dix ans. Tous ces extraits papier accumulés pendant des années monopolisent de l’espace et amassent de la poussière. Sous forme numérique, ces mêmes extraits ne prennent en revanche aucune place. Qui plus est, ils sont très faciles à retrouver et à gérer sur votre ordinateur.

  • Le gain d'argent

Vu que vous évitez les frais de port, les extraits de compte au format électronique sont aussi avantageux pour votre porte-monnaie.

  • Le gain de temps

Ils représentent également un gain de temps non négligeable puisque vous n’êtes plus obligé(e) de vous déplacer et que vous décidez vous-même de la façon de les gérer. Enfin, contrairement aux extraits envoyés par courrier, aucune enveloppe ne risque de se perdre.

Des démarches facilitées

Chez ING, le format électronique signifie que nous n’envoyons plus d’extraits papier et que vous ne devez plus vous rendre à un terminal pour imprimer vos extraits. Via Home’Bank, vous choisissez les comptes pour lesquels vous désirez obtenir les extraits au format électronique. Vous pouvez gérer, demander, télécharger et archiver électroniquement vos extraits de compte 24h/24 et 7j/7.

Avec Home’Bank, vos opérations sont parfaitement sécurisées. Les extraits des douze mois écoulés sont toujours disponibles en ligne. Et, si vous le souhaitez, libre à vous d’imprimer l’un ou l’autre des extraits.

Et si votre ordinateur plante ? Vos extraits sont également conservés dans notre système. Les extraits plus anciens peuvent être obtenus via l’agence.

Qu’est-ce qui vous retient encore ?

Facilitez-vous la vie en passant aux extraits au format électronique.