Hieronder vindt u een korte presentatie van de belangrijkste functies die beschikbaar zijn in ING Multi Mandate.
Inschrijven en activeren van ING Multi Mandate
... moet u naar Business'Bank gaan.
U moet dan:
- een e-mailadres kiezen
- uw debetrekening voor kosten bevestigen
- de algemene voorwaarden van ING Multi Mandate aanvaarden
U ontvangt dan een e-mail ter bevestiging van de activering van ING Multi Mandate (=IMM).
Om toegang te krijgen tot het platform, klikt u op de link in de e-mail. U wordt automatisch doorgestuurd naar de IMM-homepage.
Om in te loggen moet u uw ING-ID en het e-mailadres dat u bij uw inschrijving hebt opgegeven, invoeren en vervolgens uw authenticatiemethode kiezen:
- ofwel uw identiteitskaart (eID). Om dit te doen, moet u eerst de eID-software installeren die hier beschikbaar is: https://eid.belgium.be/nl
- of itsme. U moet eerst de itsme-applicatie downloaden en activeren op uw telefoon (meer informatie hier: https://www.itsme.be/nl/get-started ).
Dossiers
Wat bedoelen we met "Dossiers"?
In ING Multi Mandate, is een dossier het virtuele equivalent van een papieren dossier, de map waarin u alle dossiers en informatie (contactgegevens, gegevens van de tegenpartij, rekeningnummers, documenten, ...) voor een cliënt bewaart.
De rubriek "Dossiers" bevindt zich in de 1e positie van het menu aan de linkerkant van het startscherm.
Door een nieuw dossier aan te maken, codeert u de gegevens van de klant om ze gemakkelijker te vinden en bepaalde gegevens in uw rapporten vooraf in te vullen.
Het is belangrijk om het type dossier te vermelden en het dossier een naam te geven. U kunt deze gegevens later eventueel aanpassen.
Er zijn 6 soorten dossiers: derderekening, erfenissen, faillissement, onder bewind, schuldbemiddeling en andere.
U kunt een of meer rekeningen aan een dossier koppelen.
- Let op: door de startdatum in een dossier kunt u de "verjaardag"-herinneringen van uw dossiers inzien, zodat u de jaarverslagen voor de rechtbank niet mist.
Rekeningen
Wat staat er in de rubriek "Rekeningen"?
De rubriek "Rekeningen" geeft alle rekeningen weer waarvoor de IMM-abonnementshouder ofwel de houder ofwel de gevolmachtigde is.
In het menu "Configuratie" kan de IMM-abonnee kiezen welke rekeningen in dit gedeelte worden weergegeven (via de functies "Beheer gebruikers" of "Zichtbaarheid rekening").
Door te klikken op de naam van een rekening krijgt u toegang tot alle transacties van deze rekening.
De rubriek "Rekeningen" bevindt zich in de 2e positie van het menu aan de linkerkant van het scherm.
Het is ook mogelijk om toegang te krijgen tot de rekeningen die aan een dossier zijn gekoppeld, rechtstreeks vanuit de rubriek "Dossiers" van het menu.
U kunt op elk moment een notitie, een categorie (handmatig of door het gebruik van regels - zie hieronder) of een ondersteunend document (pdf of afbeelding) toevoegen. Deze elementen kunnen dan automatisch worden opgenomen in uw rapporten.
Als de transactie is uitgevoerd, kunt u
- de betaling dupliceren (of doorsturen als het een credit is)
- de transactie exporteren in pdf
- de begunstigde van de transactie registreren
Betalingen
Wat staat er in de rubriek "Betalingen"?
De rubriek "Betalingen" bestaat uit 2 tabbladen:
- 'Betaalmandje': bevat alle transacties die door de gebruikers zijn voorbereid en die nog niet naar Business'Bank zijn gestuurd voor ondertekening.
- 'Verzonden betalingen' waarmee u alle naar Business'Bank verzonden transacties en hun status kunt bekijken.
Als u de betalingen naar een rekening wilt controleren, kunt u het gemakkelijkst de rubriek "Rekeningen" selecteren en vervolgens de rekening selecteren die u wilt bekijken. Door op de rekening te klikken heeft u toegang tot alle bijbehorende transacties.
Als u transacties naar Business'Bank wilt sturen voor ondertekening (en uitvoering) of als u de status van een enveloppe wilt controleren, ga dan naar de rubriek "Betalingen" (3e vermelding in het linkermenu van uw scherm).
De eenvoudigste manier om een nieuwe betaling aan te maken is door in het hoofdmenu "Rekeningen" of "Betalingen" te selecteren:
Aan de rechterkant van het scherm kunt u met de blauwe knop "Nieuwe betaling" een nieuwe betaling aanmaken.
U kunt ook een bestaande betaling dupliceren door er op te klikken en dan "Dupliceer betaling" te kiezen.
De betalingen die naar Business'Bank worden gestuurd, worden in dit tabblad weergegeven in de vorm van een enveloppe. Deze enveloppen komen overeen met wat de Abonnee kan zien in Business'Bank :
- de rekening van de opdrachtgever
- het totale bedrag van de enveloppe
- het aantal transacties dat in deze enveloppe is opgenomen.
Na het versturen van de betalingen naar Business'Bank adviseren wij u om ongeveer 15 minuten te wachten voordat u naar Business'Bank gaat om de enveloppen te ondertekenen.
In afwachting van: de betaling is verstuurd naar Business'Bank maar is nog niet ondertekend door de Abonnee of de informatie is nog niet bijgewerkt.
Uitgevoerd: de betaling is ondertekend en uitgevoerd.
NB: als u op een enveloppe klikt kan u:
- de afzonderlijke transacties die in de enveloppe zijn opgenomen zien
- de gegevens van elke transactie controleren: begunstigde, memodatum, enz.
- de transactie dupliceren of exporteren, of de begunstigde van de transactie bewaren
Rapporten
Wat staat er in de rubriek Rapporten?
In de rubriek "Rapporten" kunt u nieuwe rapporten aanmaken of rapporten van alle gebruikers downloaden.
Er zijn twee manieren om toegang te krijgen tot de rapporten:
- Via de rubriek "Rapporten" in het linkermenu op uw pagina. Dit geeft u toegang tot alle rapporten die door alle gebruikers zijn aangemaakt, ongeacht het dossier of de rekeningen.
- Via de rubriek "Dossiers" in het linker menu. Het tabblad "Rapporten" van dit dossier toont alle rapporten die voor dit dossier zijn gegenereerd.
ING Multi Mandate biedt u verschillende soorten rapporten aan
- Boekhoudjournaal
- Boekhoudjournaal - korte versie
- Jaarverslag - rekeningen onder bewind
- Jaarverslag - Schuldbemiddeling
- Budgetoverzicht per categorie
- Budgetevolutie per categorie
Om een rapport aan te passen, kunt u (afhankelijk van het type rapport)
- Rekeningsaldo tonen
- Notities toevoegen
- Categorieën toevoegen
- Aparte bestanden per rekening maken (als er meerdere rekeningen geselecteerd zijn)
- Documenten toevoegen in bijlage
- Grafieken toevoegen
Configuratie
Wat staat er in de rubriek "Configuratie"?
De rubriek "Configuratie" geeft u toegang tot de volgende functies:
- Beheer gebruikers (uitsluitend voorbehouden aan de Abonnee)
- Zichtbaarheid rekeningen (voorbehouden aan de Abonnee)
- Beheer categorieën (onder voorbehoud van toegangsrechten)
- Beheer regels (onder voorbehoud van toegangsrechten)
Klik op het pictogram van uw profiel, rechtsboven op de startpagina. Kies dan voor "Configuratie".
Gebruikersbeheer
... en hun rechten binnen IMM beheren?
Als Abonnementshouder kunt u Gebruikers toevoegen aan uw abonnement.
Houd er echter rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor elke gebruiker die u maakt, inclusief hun gebruik van de tool.
Zorg ervoor dat uw Gebruikers het vereiste mandaat hebben voor de accounts die ze kunnen beheren... zoals bepaald in het Algemeen Reglement voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (GDPR).
Ga naar de rubriek "Configuratie" (zie hierboven) en klik op "Beheer gebruikers". Klik op de blauwe knop "Nieuwe gebruiker".
Zorg ervoor dat u de gegevens van de identiteitskaart (eID), inclusief de accenten, exact overneemt.
U kunt dan de rechten definiëren die u aan deze gebruiker wilt toekennen:
- Betalingen voor de geselecteerde rekeningen klaarmaken,
- Betalingen naar Business'Bank sturen,
- Begunstigden beheren,
- Categorieën en/of regels beheren,
- Dossiers beheren.
Categorieën en regels
Met behulp van categorieën kunt u een label aan transacties toevoegen om ze gemakkelijker te vinden of om rapporten te maken. Voor een betere leesbaarheid van de rapporten adviseren wij u het aantal categorieën en subcategorieën te beperken.
De regels staan u toe om transacties automatisch te categoriseren, ongeacht de rekening of het dossier waartoe ze behoren. Zo kunt u regels opstellen voor de tegenpartij (begunstigde), voor de communicatie of voor beide.