Dagelijks beheer

22 november 2017

Waarom betalen uw klanten te laat en hoe lost u dit op?

'Waarom betaalt die klant nu niet?' Die vraag speelde al heel wat zelfstandigen parten. Hoewel er verschillende oorzaken kunnen zijn, is er gelukkig steeds een oplossing voorhanden. We zetten het nodige op een rijtje.

Uw klant is laks in zijn/haar administratie

Het is nooit leuk wanneer een klant laat betaalt, maar vaak is de oorzaak onschuldig: een lakse administratie of vergetelheid. Volg daarom uw facturen en hun vervaldatum op de voet, bijvoorbeeld via facturatiesoftware. Zo kan u alles netjes opvolgen en tijdig betalingsherinneringen versturen.

Extra tip: breng in kaart welke klanten er meestal te laat zijn met hun betaling. Op die manier kan u daarop anticiperen en eventueel uw betalingstermijn verkorten. Of plan een extra betalingsherinnering in, bijvoorbeeld via een kort telefoongesprek.

Uw klant wil eigenlijk meer tijd

De kans is groot dat uw klant eigenlijk gewoon wat extra tijd wil. Wanneer hij of zij merkt dat u daar weinig over zegt, dan is de kans groot dat hij denkt dat dit best oké is voor u.

Hoewel het onderwerp best ongemakkelijk is, spreekt u uw klant hier toch best over aan - zeker als het probleem zich regelmatig voordoet. Vraag uw contactpersoon of de vooropgestelde betalingstermijn onhaalbaar is. Probeer daarbij nadien de gulden middenweg te vinden, zodat beide partijen zich comfortabel voelen.

Uw klant heeft financiële problemen

Nog onprettiger is het wanneer uw klant u eigenlijk niet kán betalen door financiële problemen. In dat geval is het aan u om te bepalen hoe ver u wil gaan om die betaling toch snel te ontvangen. Gaat het om een klein bedrag en een trouwe klant? Dan kan u eventueel een oogje dichtknijpen en wat meer geduld hebben. Let wel op dat er geen misbruik wordt gemaakt van uw toegeeflijkheid.

Vindt u het bedrag te groot om lang te wachten of wil u eenvoudigweg uw factuur zo snel mogelijk innen? Stuur dan een betalingsherinnering via aangetekend schrijven. Indien dat niet helpt, dan kan u een incassobureau inschakelen. Weet wel dat daar een prijskaartje aan vasthangt en bovendien de relatie met uw klant kan beschadigen.

Extra tip: check de financiële toestand van uw klant alvorens u de handen in elkaar slaat. Pols tijdens een persoonlijk gesprek naar de mogelijkheden van uw klant om tijdig te betalen. Raadpleeg gerust de cijfers van uw klant bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België. Handelsinformatiekantoren zoals Graydon en Dun & Bradstreet kunnen u daarbij helpen.

Uw klant gaat niet akkoord met de factuur

In de praktijk worden er dagelijks facturen gecontesteerd, dikwijls pas wanneer u als schuldeiser een aanmaning verstuurt.

Vraag rechtuit na waarom uw klant niet akkoord gaat met de factuur. Als hij of zij een goede reden heeft, kan u het bedrag deels of volledig kwijtschelden. Daarvoor maakt u een creditnota op. In elk geval is het een goed idee om dit mondeling uit te zoeken. Niemand wil een dure gerechtelijke procedure opstarten die niet alleen tijd, maar ook veel geld kost.

Extra tip: klop zo snel mogelijk aan bij een advocaat of eenvoudigweg een legal advisor om algemene voorwaarden te laten opstellen. Daarin legt u afspraken vast over aansprakelijkheid, betalingstermijnen en eventuele kosten bij laattijdige betalingen. Die voegt u toe als bijlage voor elke offerte of bestelbon die u naar een potentiële klant stuurt. Pas wanneer deze via een simpele handtekening akkoord gaat met de offerte én de algemene voorwaarden, voert u de opdracht uit.