Daily management

31 oktober 2017

Uw bedrijf runnen zonder kantoor? Zo pakt u dat aan:

Steeds meer bedrijven voeren het reilen en zeilen van hun onderneming vanop afstand. Doordat er een virtueel en dus geen fysiek kantoor aanwezig is, heerst er veel flexibiliteit op verschillende vlakken. Hoe u het evenwicht bewaart en zo uw bedrijf succesvol runt - zónder kantoor? In dit artikel ontdekt u alles over remote working.

1 Team

Het succes van uw bedrijf staat en valt met de mensen erachter, dat weet u. Maar wil u een onderneming leiden zonder kantoor, dan zoekt u idealiter toch naar een bepaalde verzameling van vaardigheden.

Werf daarom enkel kandidaten aan met een echte doenersmentaliteit. U weet wel: mensen die de handen uit de mouwen steken, zin hebben voor initiatief en geen constante controle vereisen.

Zorg er ook voor dat u mensen aanwerft die u kan vertrouwen. En dat u de mensen vertrouwen geeft eens u hen hebt aangenomen. Daarmee bedoelen we: besef dat u medewerkers net in dienst neemt om zelf minder werk te moeten verrichten. Dus zadel uzelf niet op met de extra last om te micromanagen en het werk van uw team te controleren.

En natuurlijk ook belangrijk: stel sollicitanten zeker de vraag of zij deze werkwijze überhaupt zien zitten. Niet iedereen staat te springen om bij een bedrijf te werken waar sociaal contact tot een minimum wordt herleid.

2 Operationeel

Om een bedrijfsvoering met een remote office werkbaar te maken, moet u als ondernemer ook een aantal processen onder handen nemen. In een team vol doeners heerst er meestal ook de nodige verantwoordelijkheidszin. Dat gaat bijna vanzelf wanneer u een gemeenschappelijke visie implementeert. Zorg er dus voor dat iedereen weet waar het bedrijf staat en naartoe wilt.

Ook raden wij u bij ING aan om vaste gewoontes en routines in te plannen. Niet alleen omdat time management de sleutel is tot een efficiënte werkwijze, maar ook om uw ‘kantoor vanop afstand’ werkbaar te houden.

Houd bijvoorbeeld wekelijkse en/of dagelijkse meetings met het team, en dat op vaste tijdstippen. Zo leert u uw medewerkers ook beter kennen, zelfs al werkt u er niet zo vaak mee samen.

3 Tools

Wie gebruik maakt van een ‘remote working beleid’, weet dat tools van essentieel belang zijn.

Denk in eerste instantie aan software oplossingen die het samenwerken vereenvoudigen. Meetings hoeft u vandaag de dag niet langer telefonisch te doen, want voor tools zoals Skype, Google Hangouts en Appear.in hebt u enkel een internetverbinding nodig. Ook CRM software helpt u bij het beheren en opvolgen van uw klanten en bijbehorende projecten. Trello is dan weer een bekende online tool voor agile projectmanagement, en integreert naadloos met professionele chattools zoals Slack.

Ook bestaan er enkele administratieve oplossingen die teamwerk een pak gemakkelijker maken. Hebt u bijvoorbeeld al gehoord van HelloSign? Met deze applicatie kan u in een handomdraai belangrijke documenten ondertekenen en snel doorsturen naar collega’s en/of partners!

En niet te vergeten: doe een beroep op een facturatietool zoals ING Invoice Solutions. Deze oplossing is een must-have voor het financieel beheer van uw onderneming.