Dagelijks beheer

23 Februari 2018

Hoe als vakspecialist uw facturatie waterdicht maken? Dit moet u weten:

Altijd druk in de weer, op de baan, brandjes aan het blussen bij uw klanten… Tot u uw eigen brandjes moet gaan blussen omdat blijkbaar iemand niet betaald heeft of uw boekhouding niet klopt. Oeps! Speel niet met uw onderneming en maak voor eens en altijd uw facturatie waterdicht. Dat gaat zo:

1: Houd u aan de basisregels
Wat als uw klant het niet eens is met een bepaalde factuur?

Soms hoeft u het niet eens ver te zoeken. Staan alle verplichte gegevens op uw facturen? Uw bedrijfsnaam en btw-nummer zijn vrij evident, maar vergeet bijvoorbeeld ook niet de datum en factuurnummer (aan te passen). Niet verplicht maar toch handig: betalingsvoorwaarden en/of een vervaldatum. Zo weet uw klant goed tegen wanneer en onder welke voorwaarden hij moet betalen.

Als vakspecialist in de bouwsector bent u btw-plichtig. Drie maanden gaan snel voorbij, dus vergeet niet om telkens uw kwartaalaangifte te doen bij de btw-administratie. Een boekhouder kan u daarin bijstaan – dat is geen overbodige luxe.

Opgelet: eens een factuur verstuurd is, pas ze dan niet zomaar aan of verwijder ze niet. Is uw klant het niet eens met een bepaalde factuur? Dan bent u verplicht een creditnota te maken. Anders riskeert u dat de boekhouding van u én die van uw klanten niet meer klopt.

2: Wees gewapend tegen wanbetalers
Voorkomen is beter dan genezen: kies zorgvuldig voor wie u gaat werken

Goede afspraken maken goede vrienden. Communiceer duidelijk en vanaf het begin over uw verwachtingen naar de betaling toe. Werk eventueel met algemene voorwaarden waarin de betalingstermijnen vermeld staan en onderteken deze allebei vooraleer u in zee gaat met een nieuwe klant.

Weinig geduld met wanbetalers? Reken dan intresten of een vaste extra kost aan bij laattijdig betalen. Ook dat kan u vastleggen in de algemene voorwaarden. Maar natuurlijk is voorkomen beter dan genezen… Kies dus zorgvuldig voor wie u gaat werken. Liever één betrouwbare klant die goed boert dan verschillende ‘kleine klusjes’ die u uiteindelijk duur komen te staan.

3: Voorkom chaos en wanorde

Orde, duidelijkheid en transparantie zijn noodzakelijk om uw facturatie waterdicht te maken. In een ideaal scenario vindt u snel de nodige documenten en facturen terug wanneer u ernaar zoekt. Net daarom is het een must om elke vorm van wanorde te voorkomen.

Hoe kan u daarvoor zorgen? Ga na of uw klanten tijdig (zullen) betalen. Een laattijdige betaling is geen ramp: een herinnering is vaak voldoende. Maar met een zoekopdracht op het internet vindt u al snel meer informatie over de financiële gezondheid van uw (toekomstige) klanten. Op basis hiervan kan u beslissen om met deze klant in zee te gaan of niet.

Nog een handige tip: vermijd dat u alles manueel moet aanpassen. Dan gebeuren er ongetwijfeld fouten. Wanneer u bijvoorbeeld uw facturen telkens opnieuw kopieert en plakt, dan riskeert u de nummering niet aan te passen. Voorkom zulke vergetelheden en chaos met een facturatietool zoals ING Invoice Solutions, die automatiseert het hele proces. Resultaat: een ordelijke, duidelijke boekhouding!