Dagelijks beheer

8 februari 2018

Hoe zorgt u ervoor dat uw klanten u snel betalen?

Betalingen afwachten, soms lijkt het wachten op Godot. Het is makkelijk om de schuld bij de klant te leggen. Maar u kan zelf ook wat doen om late betalingen te voorkomen – altijd beter dan een slechte cashflow genezen. Met deze 3 tips krijgt u wél snel betaald.

Werk met algemene voorwaarden en communiceer daar goed over

Communicatie is de sleutel tot elke gezonde relatie, zo ook voor die met uw klant. Net zoals de klant zijn verwachtingen mag uiten over uw werk, mag u dat ook over de betalingstermijn. Geef dus al van bij het prijsvoorstel mee hoe u dit ziet en laat uw klant dit ondertekenen voor jullie in zee gaan.

Een advocaat kan voor u rechtsgeldige algemene voorwaarden opstellen waarin u de betalingstermijnen vastlegt. Eventueel werkt u met verschillende betaaltermijnen voor verschillende soorten klanten. Wanneer die van begin af aan al weten wat uw voorwaarden zijn, is er achteraf geen morren mogelijk.

Is uw klant toch nog te laat met zijn betaling? Dan wijst u hem vriendelijk op de algemene voorwaarden die afgesproken zijn. Daarin kan u trouwens ook opnemen dat u intresten of een vaste extra kost aanrekent bij laattijdig betalen.

Schep orde in uw klantenbestand
Snoeien in uw klantenbestand kan gek genoeg zelfs meer opbrengen

Weer een cliché maar opnieuw een waarheid als een koe: verkies kwaliteit boven kwantiteit. Werken voor een hele resem klanten lijkt misschien geruststellend, totdat ze niet of laattijdig betalen. Kiest u toch voor kwantiteit, dan kost u dat zelfs geld omdat u uw tijd moet spenderen aan het sturen van betalingsherinneringen enzovoort.

Kies dus voor projecten of klanten die effectief geld in het laatje brengen. Snoeien in uw klantenbestand kan gek genoeg zelfs meer opbrengen, want u creëert zo ook meer tijd voor de trouwe klanten die u overhoudt. Denk aan het Paretoprincipe: 20% van uw klanten zorgt voor 80% van uw omzet. Zorg dus dat u hen zorgvuldig uitkiest en dat u er voldoende tijd voor kan vrijmaken.

Zoals we hierboven al toelichtten, helpen algemene voorwaarden u een pak vooruit met duidelijke afspraken maken. Toch blijft het altijd afwachten of uw klant deze effectief nakomt. Wees dus kritisch en stel uzelf de vraag: aan welke criteria moeten nieuwe klanten voldoen om samen te werken? De solvabiliteit van een bedrijf en meer financiële informatie kan u bijvoorbeeld makkelijk online checken op gespecialiseerde websites. Zo komt u niet voor verrassingen te staan achteraf.

Automatiseer het opmaken, versturen en zelfs opvolgen van facturen
Vergeten is menselijk, maar gelukkig zijn er digitale geheugensteuntjes

Het liefst van al innen we facturen. Maar uw klant kan natuurlijk pas betalen zodra die een factuur krijgt toegestuurd. Dus kijk ook eens kritisch naar uzelf: kan u het proces van facturen opmaken en versturen niet vlotter laten verlopen?

Zet een gestructureerd facturatieproces op poten met een online tool. Die helpt u de vinger aan de pols te houden van uw verstuurde facturen. Als de betalingstermijn voor uw klant dan dreigt te verstrijken, dan krijgen zowel u als uw klant hiervan meteen een melding. Vergeten is menselijk, maar gelukkig zijn er digitale geheugensteuntjes vandaag de dag.

Zo verloopt de verdere opvolging van de factuur en eventuele invordering al een stuk makkelijker, bent u verzekerd van meer stipte inkomsten en vermijdt u dus problemen met uw cashflow.