DAGELIJKS BEHEER

23 augustus 2017

E-invoicing bij de overheid: standaardprocedure vanaf 2017

Overheden trekken meer en meer de kaart van digitalisering. Zo kiezen ze momenteel voluit voor elektronische facturatie of e-invoicing. Bij de Vlaamse overheid kon dat al sinds januari 2015, en sinds 1 januari 2017 is het de standaardprocedure. De andere overheidsdiensten zullen daarin volgen. E-invoicing breekt volledig door en wordt ook op Europees niveau aangemoedigd. Hoe speelt u daarop in als onderneming?

Vanaf begin 2017 riep de Vlaamse Regering elektronische facturatie in als standaardprocedure. Ze ontwikkelde daarvoor samen met de federale overheid een platform waarop leveranciers hun factuur elektronisch indienen. Mercurius maakt de facturatie van ‘business to government’ (B2G) volledig digitaal.

Wat is e-invoicing of elektronische facturatie?

Een elektronische factuur wordt digitaal verzonden via een beveiligd elektronisch kanaal, zonder manuele handelingen. Een pdf via e-mail? Dat is geen echte e-facturatie. Er komen tenslotte nog manuele handelingen aan te pas die fouten kunnen veroorzaken.

E-factureren is sneller, correcter en goedkoper

Waarom de overheid op e-invoicing inzet? Elektronische facturatie is veel voordeliger dan de traditionele facturen via post of e-mail:

  • De ontvanger, in dit geval de overheid, verwerkt de facturen sneller en foutloos. Bovendien is de verwerking van een e-factuur goedkoper dan die van de traditionele, papieren factuur.
  • Ook de verzenders, in dit geval de leveranciers van de overheid, halen hun voordeel uit e-invoicing. Ze besparen 2 tot 3 euro per factuur, zijn zeker dat hun factuur goed aankomt, en worden sneller betaald.
Europese richtlijn rond elektronische facturatie

Een bijkomende stimulans om in te zetten op e-invoicing is de Europese richtlijn daarover. Die mikt op 50% e-invoices tegen 2020. Bovendien is de technologie eindelijk matuur en groeit de e-invoicing markt. Het gaat hier dus niet enkel over het platform Mercurius van de Belgische overheid, maar over een algemene trend van e-facturatie.

E-invoicing voor kleine ondernemingen

Factureert u aan de Vlaamse overheid? Dan moet dat sinds 1 januari 2017 elektronisch gebeuren. De federale overheid aanvaardt momenteel wel nog papieren facturen, maar zal vanaf 2020 ook volledig overschakelen op e-invoicing. In de FAQ vindt u er de belangrijkste info over. U kunt ook een infosessie bijwonen voor leveranciers van de Vlaamse en federale overheid of diverse beroepsorganisaties.

Hoe u e-invoices verstuurt?

U kunt het facturatieplatform gebruiken dat de overheid aanbiedt, of een van de andere oplossingen op de markt. Met ING Invoice Solutions bijvoorbeeld beheert u al uw facturen en betalingen online. U deelt ook sneller info met uw boekhouder dankzij geautomatiseerde verslagen en rapporten. Probeer de handige tool één maand gratis uit.

En nu?

Wilt u ook op een vlotte manier uw facturen beheren en financieren?