Dagelijks beheer

18 april 2018

De adviesraad: een stukje buitenwereld in het bedrijf


Een ondernemer moet vaak belangrijke knopen doorhakken over domeinen waarin hij of zij minder thuis is. Daarom kan het nuttig zijn om u te laten bijstaan door een adviesraad: een raad die bestaat uit externe adviseurs met een objectieve en complementaire blik.

Om te onthouden:
  • Leden van een adviesraad leveren een kritische, onafhankelijke blik op de onderneming.
  • Een adviesraad is complementair aan de vaardigheden en expertise die het bedrijf zelf in huis heeft.
  • Een adviesraad is een investering die op lange termijn vruchten afwerpt.

Ondernemers moeten beslissingen nemen op terreinen waarvoor een zekere expertise nodig is, zoals financiën, personeelszaken en marketing. Die expertise hebben kmo's niet altijd zelf in huis. "Bij de oprichting van het bedrijf doet de ondernemer een beroep op boekhoudkundige expertise en op de bekwaamheid van de notaris. Wanneer het bedrijf een fase van snelle groei ingaat waarin de ondernemer nieuwe terreinen wil verkennen, neemt de complexiteit van strategische beslissingen toe en komt de oprichting van een adviesraad op het voorplan", verduidelijkt Marc Deschamps, Managing Director bij Exego en gastprofessor bij Solvay Entrepreneurs en HEC Management School.

Een panel van experts
Adviesraden worden opgericht ter ondersteuning van het globale beleid van de onderneming

De adviesraad komt regelmatig samen en wisselt van gedachten, toetst plannen af en legt strategische plannen voor. "Adviesraden worden opgericht ter ondersteuning van het globale beleid van de onderneming", zegt Peter Verschelden, accountant, bedrijfsrevisor en CEO bij Moore Stephens. "Alle activiteiten van het bedrijf worden onder de loep genomen."

"Het is belangrijk om diverse expertises in de adviesraad te verenigen", aldus Conny Vandendriessche, Founder/Managing Director bij Stella P en Co-owner/Founder bij The House of HR. "Door te werken met externe adviseurs breng je als het ware de wereld van buiten even binnen de muren van het bedrijf. En dat levert een verfrissende, maar vaak ook kritische blik op je organisatie. Het bedrijf wordt ter discussie gesteld, en de bedrijfsleider leert met andere ogen naar zijn bedrijf kijken: is er wel nood aan een product, waarom haken klanten af of waarom wordt een contract niet ondertekend?"

Lopende vs. dringende zaken

Elk bedrijfsdomein kan in de adviesraad aan bod komen. Een bedrijf heeft zeven belangrijke strategische beleidsdomeinen die periodiek in een adviesraad ter sprake moeten komen:

  • Financiering
  • Organisatiestructuur en governance
  • Technologische uitdagingen
  • Informatiebehoeften en -middelen
  • Personeelsbeleid
  • Verkoopleads 
  • Strategische partnerschappen.
Bij elke evolutie kan het noodzakelijk zijn om een andere adviesraad samen te stellen

Marc Deschamps: "De Code Buysse III beveelt aan dat de adviesraad twee jaar in hetzelfde team samenwerkt. In die basisperiode moet elk van de beleidsdomeinen aangepakt zijn. Ook urgente problemen komen op de agenda."

Hoe vaak en hoe lang een adviesraad blijft samenkomen verschilt van bedrijf tot bedrijf. "Een onderneming groeit in fasen en die fasen vallen best samen met een nieuw team van adviseurs. Bij elke evolutie kan het noodzakelijk zijn om een andere adviesraad samen te stellen. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf heb je nieuwe competenties nodig", meent Vandendriessche.

Hoe werkt u het efficiëntst met een adviesraad?

Gemiddeld komt een adviesraad vier tot acht keer per jaar samen, afhankelijk van de thema's en de uitdagingen. Per samenkomst wordt er een programma opgesteld. De bedrijfsleider bezorgt vooraf voldoende informatie aan de adviseurs, zodat zij zich kunnen voorbereiden. De voorzitter van de vergadering zorgt ervoor dat die onderwerpen ook echt aan bod komen.

Op het einde van elke vergadering wordt er een planning en to do-lijst opgesteld voor de aanwezigen. "Dat zorgt ervoor dat er effectief iets gebeurt na de vergadering, en dat iedereen perfect zijn te realiseren taken kent", zegt Conny Vandendriessche.

Een bredere kijk
Een slim bedrijf werkt met een adviesraad

Onze drie gesprekspartners zijn het absoluut eens over het belang en het nut van een goede adviesraad. "Zo'n adviesraad helpt een ondernemer om zijn oogkleppen af te doen, verder te kijken, zijn gezichtsveld te verruimen en beslissingen voor de langere termijn te nemen", legt Deschamps uit. "Daarnaast leert hij na te denken over de tekortkomingen van zijn bedrijf."

"Een slim bedrijf werkt met een adviesraad", bevestigt ook Conny Vandendriessche. "Zo'n raad kan een stimulator zijn om de zaken correct aan te pakken en valkuilen te vermijden. De activiteiten worden beter gecontroleerd, omdat de bedrijfsleider na elke adviesraad verslag uitbrengt over de aanbevelingen van de vorige adviesraad. Ook de extra contacten en het ruimere netwerk van de adviseurs zijn voordelen."

Intern of extern netwerk?

Rond de tafel van de adviesraad zitten vaak het managementteam, de aandeelhouders en de externe experts. Maar hoe kan een ondernemer het best een adviesraad samenstellen? Dat hangt volledig af van zijn of haar eigen voorkeuren. Sommige bedrijven doen het liever zelf, andere doen een beroep op een extern bureau. "Het is belangrijk dat de expertise van de externe leden complementair is aan die van de eigen mensen", benadrukt Peter Verschelden. "Probeer zoveel mogelijk bedrijfsdomeinen aan bod te laten komen. En kies voor mensen met een hands-on mentaliteit die praktijkervaring hebben. Mijn voorkeur gaat uit naar experten uit het eigen netwerk. Die hebben een zekere affiniteit met de sector en kennen de cultuur, de aandeelhouders en de producten van het bedrijf meestal goed."

Conny Vandendriessche is voorstander van externe adviseurs die het bedrijf niet zelf zou kiezen. "Wij selecteren vaker personen die net niet uit dezelfde sector komen. Wij kijken naar capaciteiten en expertise, maar evengoed naar de werkwijze en de cultuur in zo'n adviesraad. Ook gendergelijkheid en evenwicht tussen culturen en leeftijden is belangrijk."

Geen raad van bestuur

Een adviesraad kan een stap zijn in de richting van een raad van bestuur. Toch zijn er verschillen. Een raad van bestuur neemt bindende beslissingen, terwijl een adviesraad enkel aanbevelingen formuleert. Een adviesraad kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer bepaalde wetten of statuten worden overtreden.

Maar een adviesraad kan wel een opstap zijn naar een raad van bestuur. "Een ondernemer wil niet zomaar een externe partij stemrecht geven en beslissingen laten nemen over zijn bedrijf. Maar indien die externe adviseur vertrouwen heeft opgebouwd kan daar wel een zetel in de raad van bestuur uit voortkomen", besluit Conny Vandendriessche.

En nu?