Dagelijks beheer

1 december 2017

Wat moet u precies weten over betalings-
herinneringen? We zetten alles op een rijtje:

U doet uw werk en u wordt daarvoor betaald. Helaas verloopt dat laatste niet altijd even vlot. Klanten lijken uw werk als vanzelfsprekend te nemen, facturen tijdig betalen net iets minder. Hoe pakt u laattijdige betalingen best aan? Eenvoudig: door een herinnering te sturen. Het hoe, wat en waarom doen we hier uit de doeken.

Waarom is het belangrijk voor uw bedrijf?

Een betalingsachterstand kan u zelf in de problemen brengen. Vergeten facturen hoeft u dus niet te bedekken met de mantel der liefde. Ook al gaat het vaak simpelweg om een nalatigheid. Vergeten is menselijk, maar u wacht natuurlijk wel op uw inkomsten.

Het beste dat u kan doen in zo’n geval is om uw klant er vriendelijk aan te herinneren dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen verstreken is. En of die op korte termijn kunnen betaald worden.

Vergeet niet dat u de cashflow van uw bedrijf liefst zo stabiel mogelijk houdt. Ook daarom doet u er goed aan erover te waken dat uw klanten tijdig betalen. Anders is het onmogelijk bij te houden wanneer u inkomsten kan verwachten en dreigt u te worden opgezadeld met een negatieve cashflow.

Goede afspraken maken goede vrienden

Uw klant weet wat hij van u kan verwachten: waarom dan ook niet omgekeerd? Spreek op voorhand open en eerlijk over hoe jullie de afrekening zien. Wat jullie zeker moeten overeenkomen, is de betaaltermijn. Die bedraagt meestal 30 dagen. Is deze verstreken, dan stuurt u een betalingsherinnering.

U kan daarnaast nog enkele regels afspreken wat betreft laattijdige betalingen. Zo kan u bijvoorbeeld administratiekosten aanrekenen als uw klant meer dan 15 dagen te laat betaalt. Vermeld dit wel steeds in uw algemene voorwaarden.

Die stuurt u steeds mee wanneer u een offerte of bestelbon verstuurt. De samenwerking gaat dan pas door wanneer de klant hiermee akkoord gaat en zijn handtekening eronder zet. Zo staat alles duidelijk op papier en bent u uitgebreid ingedekt. Misschien een gedurfde zet als u een kleine onderneming hebt, maar wel zeer handig om goede klantrelaties op te bouwen.

Maak het uzelf én uw klanten gemakkelijker

We zeiden het al: vergissen is menselijk. Uw klant vergeet te betalen, of u verliest uw eigen betaaltermijn compleet uit het oog. Met een tool als ING Invoice Solutions werkt u die vergetelheden weg. U kan het versturen en beheren van uw offertes er volledig mee automatiseren.

Is uw klant te laat met een betaling? Met de tool stuurt u makkelijk een gepersonaliseerde herinnering. Zo geeft u uw klanten het gevoel dat u hen kent en dat u weet hoe u met hen moet communiceren.

U krijgt in ING Invoice Solutions een handig overzicht van hoeveel dagen elke klant nog heeft tot de betaaltermijn. Zo weet u meteen wie er steeds laattijdig betaalt. U kan ook uw inkomsten en uitgaven vergelijken in de tool en kijken welke rol wanbetalers hier eventueel in spelen.