Starters

18 augustus 2020

4 tips om je administratie te vereenvoudigen

Uit officiële cijfers blijkt dat maar liefst 9 op 10 zelfstandigen tevreden zijn met hun job. Een zeer mooi cijfer, al lijkt de administratieve opvolging vaak een domper op de feestvreugde te zetten.

Bovendien zorgt de huidige coronacrisis bij heel wat (startende) zelfstandigen voor extra stress en kopzorgen. Er duiken heel wat nieuwe valkuilen op die je vakkundig kunt omzeilen als je je eigen zaak start.

Hou het hoofd koel en begin alvast met een goede voorbereiding en begeleiding om de administratieve actiepunten voor jouw onderneming aan te pakken. Welke 4 stappen kan jij zetten voor een vlotte administratie?

1. Onder welke vorm wil je starten?

Alles begint bij de vraag onder welke vorm je als zelfstandige uit de startblokken wil schieten. Je hebt de keuze uit:

  • Zelfstandige in hoofdberoep: een uitstekende keuze als je er helemaal voor wil gaan! Alvast goed om weten: per kwartaal betaal je minstens 731,33 euro aan sociale zekerheid.
  • Zelfstandige in bijberoep: in dit geval combineer je je werk als zelfstandige met een job als loontrekkende waar je minstens halftijds presteert. Op die manier behoud je ook de voordelen van het sociale stelsel van je hoofdactiviteit.

Tip

Schakel een boekhouder in, zeker als je zelfstandige in hoofdberoep wil worden. Dat lijkt misschien een grote uitgave, maar het maakt je leven op lange termijn een stuk gemakkelijker. Een goede boekhouder neemt immers tijdrovend administratief werk uit handen, geeft je fiscale tips en adviseert je ook bij de keuze van het wettelijk statuut van je bedrijf (zie volgend punt).

2. Welk juridisch statuut kies je?

Er bestaan verschillende juridische vormen voor een onderneming. De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak, omdat hier weinig formaliteiten aan verbonden zijn. De opstart is eenvoudig en je moet geen verplicht minimumkapitaal storten. Keerzijde van de medaille is wel dat je zelf de financiële risico’s draagt én er geen onderscheid is tussen je persoonlijk vermogen en dat van de zaak.

Je kunt ook kiezen voor een vennootschap. Sinds 1 mei 2019 gelden hier enkele nieuwe regels:

  • De belangrijkste verandering is dat de bvba verdwijnt en vervangen wordt voor de bv. Een startkapitaal is niet langer nodig, maar je moet wel een toereikend aanvangsvermogen hebben. Concreet betekent dit dat je voldoende vermogen moet hebben – uit eigen middelen of via een lening – om je activiteiten uit te voeren voor minstens twee jaar. We raden je aan om hiervoor een financieel plan op papier te zetten, zodat je het financiële plaatje goed kan inschatten.
  • De naamloze vennootschap (nv) blijft bestaan, maar kan nu ook door één persoon opgericht worden. Hier blijft een startkapitaal van minstens 61.500 euro noodzakelijk.

Tip

Wil je een financieel plan opstellen? Onthoud dan dat je dit document volgens een vaste opmaak moet opstellen. Bovendien moet een financieel plan aan enkele wettelijke eisen voldoen. Met de hulp van eenboekhouder pak je dit correct aan. Daarna moet je je financieel plan neerleggen bij een notaris. 

Lees meer over de verschillende vennootschapsvormen in het artikel over het nieuwe wetboek vennootschapsrecht.

3. Open een aparte bankrekening

Als kersverse zelfstandige ben je wettelijk verplicht een bankrekening te openen die geen link heeft met je privérekening. Dit helpt om de scheiding tussen je werk- en privéleven duidelijker af te bakenen. Deze rekening gebruik je uitsluitend voor transacties die gelinkt zijn aan je bedrijf. Je moet je nieuwe rekeningnummer op alle verkoopdocumenten vermelden. 

Tip

Bij het ING Starters Package kun je rekenen op een professionele zichtrekening, een betaalkaart, een kredietkaart, online bankieren, een mobiele app, en ook... een online facturatieplatform!

4. Vraag je ondernemingsnummer aan

De volgende stap is de aanvraag van je ondernemingsnummer. Hiervoor ga je langs bij een ondernemingsloket. Maar in vele gevallen brengt je sociaal secretariaat je met hen in contact of doen ze de aanvraag voor jou. De lijst met de erkende ondernemingsloketten vind je hier.

Heb je deze 4 stappen gevolgd? Dan ben je administratief helemaal klaar om je droom waar te maken!

Tip

Je ondernemingsnummer wordt een beetje je tweede naam. Je moet dit nummer vermelden op al je documenten en op je website. Bovendien moet je je ondernemingsnummer steeds bij de hand houden wanneer je communiceert met overheidsinstanties.

Klaar om te starten als ondernemer?