Philippe Dehaspe  

Philippe Dehaspe

Financieel directeur van het Universitair Ziekenhuis Saint-Luc

 

Een financieel precisiemechanisme

Het financiële beheer van een ziekenhuisinstelling vereist zowel een strikte aanpak als een grondige kennis van de Belgische gezondheidszorg. Een uitdaging die Philippe Dehaspe elke dag opnieuw met succes aangaat...

Ook al bestaan er vandaag in ons land ziekenhuisgroepen met meer bedden, toch is het Universitair Ziekenhuis Saint-Luc om verschillende redenen een heuse gigant. Zo zijn de 1000 bedden goed voor meer dan 35.000 opnames per jaar, en verrichten de artsen samen in totaal ongeveer 500.000 raadplegingen. “Dat alles vertegenwoordigt een omzet van meer dan een half miljard euro, waarvan 300 miljoen euro naar loonkosten gaat”, aldus Philippe Dehaspe, financieel directeur van het ziekenhuis. “Alles is geconcentreerd op een terrein van 5 hectare. Het ziekenhuis zelf heeft sinds begin februari een oppervlakte van 170.000 vierkante meter, aangezien we onlangs een nieuwe spoedgevallendienst hebben geopend. We werken op 14 verdiepingen: naast de 10 bovengrondse beschikken we ook over 4 ondergrondse, waar onze operatiezalen, het volledige departement medische beeldvorming en de meeste medisch-technische departementen zijn ondergebracht.”

Complexe inkomstenstromen

Het financiële beheer van deze kleine stad is al een hele onderneming op zich. Daar komen dan nog eens de talrijke specifieke uitdagingen bij van het ziekenhuisvak. “In de eerste plaats de inkomstenstromen. Slechts een klein tiende daarvan is rechtstreeks afkomstig van onze patiënten”, verduidelijkt Philippe Dehaspe. “Ongeveer 80 procent van onze inkomsten komt van de ziekenfondsen. Die zijn namelijk de betalende instanties van het RIZIV voor alles wat te maken heeft met de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering: zorgverstrekkingen, geneesmiddelen enz. Daarnaast vereffenen ze ook de bedragen die de FOD Volksgezondheid ons verschuldigd is in het kader van het Budget van de Financiële Middelen. De FOD Volksgezondheid bepaalt namelijk elk jaar het bedrag waarop een ziekenhuis recht heeft om zijn hospitalisatieactiviteit uit te oefenen. De rest komt van de verzekeringsmaatschappijen, vooral in het kader van de hospitalisatieverzekering, en van buitenlandse ziekenfondsen, die de kosten vergoeden van buitenlandse patiënten.”

Streng gecontroleerde facturatie

Het tweede specifieke kenmerk van een ziekenhuis schuilt in zijn facturatiecyclus. “We mogen niet zomaar om het even wanneer factureren”, vervolgt Philippe Dehaspe. “De wet bepaalt dat we dat maar één keer per maand mogen doen. Bovendien is er van geldige facturatie pas sprake als alle prestaties samen vermeld staan op eenzelfde factuur. Neem nu bijvoorbeeld een ziekenhuisverblijf voor een operatie. Op de factuur moeten staan: de erelonen van de verschillende behandelende artsen, de toegediende geneesmiddelen, de eventuele implantaten, plus uiteraard het kamertype en de supplementen, zoals telefoon en televisie. Al die elementen komen uit verschillende bronnen en moeten worden geïntegreerd in eenzelfde facturatiesysteem.”

Bijkomende vereisten

Dit beeld doet denken aan het dagelijkse beheer van heel wat bedrijven. Toch behoudt Saint-Luc een zekere eigenheid. “We moeten namelijk voldoen aan extra vereisten. Een voorbeeld: omdat we een academisch ziekenhuis zijn, zijn onze artsen werknemers en geen zelfstandigen. Zelfstandigen hebben er belang bij om zo snel mogelijk te factureren. Voor de werknemers daarentegen heeft een vertraging bij het opstellen van de prestatiefiches geen invloed op hun inkomsten. Vandaar dat we heel attent en diplomatisch te werk moeten gaan”, benadrukt Philippe Dehaspe. “Een ander voorbeeld van zo’n specifieke vereiste zijn de gevolgen van een onjuiste factuur. Dan volstaat het niet om een gewone creditnota te versturen: ook al klopt alleen het nomenclatuurnummer van een RIZIV-prestatie niet, toch kan het ziekenfonds de volledige factuur verwerpen. Het is dan wachten op de volgende facturatiecyclus om een nieuwe factuur in te dienen. Als de facturatiebatch trouwens te veel foute facturen bevat, zal het ziekenfonds alles ineens afkeuren, ook de correcte facturen. Bij elke nomenclatuuraanpassing lopen we dus een bijkomend risico. Toen we in 2008 overschakelden op een nieuw facturatiesysteem, hebben we ook wat kinderziekten moeten overwinnen. We hebben er bijna twee jaar over gedaan om de situatie te normaliseren.”

Cashmanagement: een onmisbare schakel

Boven op de complexe facturatiecyclus is er nog de wachttijd voor de vereffening van de werkingssubsidies die de FOD Volksgezondheid toekent. “We krijgen onze subsidies niet in één keer uitbetaald, maar maandelijks, met een betalingstermijn van vier maanden vanaf het moment waarop de subsidieschijf verschuldigd is”, licht Philippe Dehaspe toe. “Aangezien subsidies een kwart van onze inkomsten vertegenwoordigen, kan dat onze cashflow zwaar onder druk zetten.” Vandaar de cruciale rol van de cashmanager van het ziekenhuis, Delphine Misko: “Elke dag moet ik onze cashflowpositie bepalen, om de overschotten te kunnen beleggen tegen een gunstige rentevoet of de tekorten te kunnen compenseren tegen voordelige voorwaarden. Historisch gezien is Saint-Luc veeleer kredietnemer dan kredietgever, dus besteed ik veel tijd aan het beheer van voorschotten op vaste termijn.”

Een online beheertool

“In dat verband is de online beheertool die ING aanbiedt via Telelink Online echt bijzonder praktisch”, vervolgt Delphine Misko. “Ik log in, tik een bedrag en een looptijd in, en ING biedt me onmiddellijk een rentevoet. Als ik die goedkeur, kan ik mijn aanvraag online ondertekenen en komt het geld rechtstreeks op de rekening van het ziekenhuis. Tussen haakjes: ik ben één van de eerste gebruikers van dit systeem, aangezien ik deelnam aan de testfase. Ik ben dol op nieuwe technologieën en heb een uitstekend contact met de Business Branch van ING. Toen ik het voorstel kreeg om deel te nemen aan de testfase voor dit nieuwe product, heb ik dan ook meteen ja gezegd.”

Een zeer nuttige Business Branch

Delphine Misko staat trouwens dagelijks in contact met Geoffray Moreau van de Business Branch Institutionals van ING. “Gezien onze activiteit moeten we vaak internationale betalingen doen naar niet-EU-landen. Ofwel omdat we de niet-uitgegeven voorschotten moeten terugbetalen die gestort zijn door buitenlandse patiënten, ofwel omdat die zich bij een betaling hebben vergist in ons voordeel. Het is niet altijd gemakkelijk om de nodige bankgegevens te verzamelen om het overschrijvingsformulier correct in te vullen. ING biedt me daarbij echt waardevolle ondersteuning.”

Financiering via aanbestedingen

Philippe Dehaspe, die de langetermijnfinanciering van de instelling beheert, beklemtoont het strakke wetgevende kader waarbinnen hij moet werken. “Allereerst moet u weten dat ziekenhuizen voortaan systematisch moeten werken met aanbestedingen.” Een vereiste waarbij ING de voorbije jaren trouwens haar voordeel deed, dankzij zeer scherpe offertes. Maar Philippe Dehaspe waardeert ook de snelle reactie en creativiteit van ING, en de grondige kennis die de bank heeft van deze specifieke sector. Anne-Christelle Barbette, Relationship Manager van ING, kan daarbij rekenen op de steun van Olivier Helbot, een ervaren National Manager die gespecialiseerd is in ziekenhuisfinanciering: “Wanneer ik een financieringsaanbod voorbereid, kan ik rekenen op zijn deskundigheid. Daardoor heeft ING bijvoorbeeld Saint-Luc een offerte op maat kunnen aanbieden voor de bouw van de nieuwe spoedgevallendienst.”

Een strak ritme

“U moet weten dat we afhankelijk zijn van subsidies voor de terugbetaling van de kredieten die we afsluiten voor de renovatie van onze gebouwen”, aldus Philippe Dehaspe. “De liquidatiestromen van die subsidies zijn echter gebaseerd op de traditionele looptijd van een afschrijving, d.w.z. 33 jaar. Dat is helaas moeilijk verzoenbaar met de klassieke horizon die de banken hanteren. ING heeft ons echter een creatieve oplossing aangeboden, waardoor we de ontvangen subsidies en onze betalingen op elkaar kunnen afstemmen, zonder ons te moeten engageren voor 33 jaar.”

Flexibiliteit en creativiteit

“Bovendien stelde ING zich ook zeer soepel op toen vertraging bij de werkzaamheden de financiering in het gedrang dreigde te brengen”, vervolgt Philippe Dehaspe. “Het einde van de werken was namelijk gepland voor december, waardoor we vanaf 2014 subsidies zouden krijgen. Hun vereffening begint immers pas het jaar na de oplevering van de werken. Die vertraging had dus ei zo na ernstige gevolgen, aangezien ze ons verhinderde om onze verbintenissen na te leven. Gelukkig vond ING snel een oplossing, waarbij we onze eerste storting met een jaar konden verschuiven.”

Ziekenhuizen op een kruispunt

Voor Philippe Dehaspe worden creativiteit en reactievermogen een absolute must in de toekomst. “Ziekenhuisfinanciering wordt namelijk een gewestelijke bevoegdheid. We weten nu al dat de vooraf aangegane verbintenissen zullen worden nagekomen, maar we weten niet welke vorm de gewestelijke steun aan onze infrastructuurprojecten zal aannemen. De uitdaging is des te crucialer omdat heel wat ziekenhuizen de komende decennia aanzienlijke bedragen zullen uitgeven, bijvoorbeeld om hun vestigingen samen te brengen op één enkele site en op die manier te profiteren van schaalvoordelen op hun vaste kosten. Het te financieren bedrag zal ongetwijfeld zeer groot zijn, en ik kan me moeilijk voorstellen dat dit bedrag binnen het huidige kader zomaar betaald kan worden. Zowel de overheid als de banken zullen dus blijk moeten geven van creativiteit om aan die behoefte tegemoet te komen.”

Van massaconsumptie tot gezondheidszorg

Philippe Dehaspe is sinds juni 2008 financieel directeur van Saint-Luc, maar heeft eigenlijk een compleet andere achtergrond. Hij werkte namelijk een tijdlang voor een grote multinational in de sector van de massaconsumptiegoederen. “Ik heb meer dan 20 jaar in die sector gewerkt. Ik was al een tijdje weg uit België, omdat ik gezien mijn verantwoordelijke functie naar het buitenland moest. Mijn gezin kreeg echter genoeg van dat nomadenbestaan en wilde terugkeren naar België. Daarop stelde ik voor mezelf een uitdaging om mijn carrière te herlanceren: overstappen naar een financiële functie in de non-profitsector. In dat opzicht heeft Saint-Luc me niet ontgoocheld: het financiële beheer van een ziekenhuis is nu eenmaal heel wat complexer dan dat van de meeste ondernemingen waarvoor ik vroeger gewerkt heb. Ik apprecieer het dus enorm dat ze me voor die functie hebben gekozen.” 

Andere managers aan het woord

 

Benoit Beauvois

Christian Guillaume

Lees het artikel

Gert Bervoets  

Gert Bervoets

Lees het artikel