ONLINE VEILIGHEID

22 mei 2017

Mailen zonder spijt


U stuurt en krijgt de hele dag door mailtjes, op het werk en thuis. Daarbij weet u dat u altijd voorzichtig moet zijn bij het openen van mails van een onbekende afzender, zeker als er bijlage of link is. Zo beperkt u namelijk het risico op virussen. Minder bekend zijn de risico’s voor uw vertrouwelijke gegevens bij het mailen. Houd er dus zeker uw hoofd bij! Deze tips helpen u alvast op weg.

Samengevat:
  • Dubbelcheck altijd of u wel de juiste persoon mailt.
  • Ga na wie u wilt antwoorden en wie niet.
  • Heeft u een dringende of gevoelige kwestie? Neem de telefoon.
Tip 1: Verifieer altijd of uw e-mailprogramma het juiste e-mailadres aanvult

U moet uw boekhouder, Luc Peeters, allerlei info over uw bedrijf bezorgen. De meeste e-mailprogramma’s onthouden de adressen van contactpersonen die u al eens gemaild hebt en vullen ze automatisch aan. Erg handig! Maar het toeval wil dat u twee Luc Peeters kent … en u nu een hoop gevoelige informatie naar de foute Luc heeft gestuurd.

Tip 2: Denk na over wie u wilt antwoorden

Enkel de zender van de mail of ook de mensen in cc? Verwarring alom. ‘Aan’ is bedoeld voor hoofdbestemmelingen. Cc en bcc voor personen die ook op de hoogte gehouden moeten worden. Maar in tegenstelling tot bij cc, carbon copy, zijn de bestemmelingen in bcc, blind carbon copy, verborgen – ideaal voor gevoeligere kwesties. Staat u zelf in bcc, dan is het misschien aan te raden om enkel de zender te antwoorden.

Tip 3: Wees extra waakzaam als het om distributielijsten gaat

U kent ze wel, de distributielijsten in mailprogramma’s die verschillende contactpersonen onder één e-mailadres samenbrengen. Handig, maar niet altijd even ongevaarlijk. Want wat als u, zonder na te denken, 'reply to all' klikt en uw persoonlijke e-mail in de mailbox van honderden mensen belandt en niet enkel in die van de afzender?

Tip 4: Stuur nooit een e-mail wanneer u overstuur bent

Emoties brengen vaak impulsiviteit met zich mee … en spijt achteraf. Er is niets mis met uw gevoelens neerschrijven, maar ze opsturen is niet altijd nodig. Verzamel uw gedachten, schrijf ze neer, ga even afkoelen, en begin opnieuw. Of, beter nog, pak de telefoon of spreek de persoon face-to-face. Op die manier kunt u uw gevoelens beter nuanceren.

Tip 5: Moet u een vertrouwelijke boodschap overbrengen? Neem dan de telefoon!

Een e-mail sturen valt te vergelijken met het versturen van een postkaart. Iedereen die de mail onder ogen krijgt, kan hem lezen en … delen. Om van piraterij nog maar te zwijgen. Wees u er ook van bewust dat uw werkgever het recht heeft om uw professionele mail in de gaten te houden. En dat mails in sommige landen juridische waarde hebben.

Controleer regelmatig of u goed beveiligd bent

Raadpleeg onze pagina ‘online veiligheid’ om na te gaan of u alle maatregelen hebt genomen om veilig te surfen via uw smartphone, tablet of computer.